Интеграция между МИС IDENT и Битрикс24

Содержание:

1. Зачем нужна интеграция IDENT с Битрикс24?
2. Кому нужна интеграция IDENT и Битрикс24?
3. Варианты интеграции Битрикс24 и МИС IDENT
4. Формат работы связки между IDENT и Битрикс24
5. Какие данные передаются из МИС IDENT в Битрикс24?
6. Задачи, которые решает связка между IDENT и Битрикс24

Первый и самый главный вопрос: А зачем вообще нужна интеграция IDENT с Битрикс24?

IDENT позиционирует себя как комплексное решение для работы стоматологий. Однако, 90% функционала МИС IDENT заточено на автоматизацию и систематизацию производственных бизнес-процессов. МИС IDENT отлично закрывает все процессы, связанные с оказанием услуг, при этом функционал связанный с прогревом и доведением пациентов до продажи - имеет точки роста. Совместная работа в МИС IDENT и Битрикс24 позволяет закрыть все потребности руководителя клиники, РОПа и маркетолога.

Давайте разберем, что есть в IDENT и чего достаточно для небольших клиник, а каких инструментов явно не хватает для корректной работы и закрытия задач средних и крупных стоматологий.

1. К МИС IDENT можно подключить телефонию и омнивиджет UIS ОМНИ для общения в WhatsApp, Telegram и ВКонтакте. Система будет автоматически фиксировать заявки с данных источников, а администраторы смогут общаться с этими клиентами прямо из МИС IDENT. Внутри IDENT будет сохраняться вся история коммуникации по каждому клиенту, что является большим плюсом как для руководителей, так и для сотрудников. Руководство может оперативно обратиться к истории в случае возникновения спорных моментов, а сотрудники могут быстро получить необходимую информацию по пациентам. Дополнительно есть возможность инициировать диалог с пациентом в приложении MAX.
Но важный нюанс заключается в том, что не все мессенджеры полноценно интегрированы в интерфейс МИС. Например, переписка через MAX не ведется внутри самого IDENT. При нажатии на кнопку чата программа лишь открывает веб-версию мессенджера в браузере и автоматически копирует номер телефона пациента. Администратору нужно перейти в стороннюю вкладку и вручную вставить номер в поиск, чтобы начать диалог. Это разрывает рабочий процесс и уводит сотрудника из системы клиники. Но самое главное, что история коммуникации через MAX в IDENT отсутствует.

Есть еще один важный момент, касающийся работы с обращениями. Если при поступлении звонков и заявок с сайта, - МИС звуковым уведомлением оповещает об этом администраторов и подсвечивает это в окне уведомлений, то в ходе дальнейшей переписки система полагается только на визуальные маркеры — в окне «Активные чаты» появляется лишь синий индикатор непрочитанного сообщения. В IDENT нет автоматических задач с жесткими дедлайнами на ответ. Если администратор занят пациентами на ресепшене или просто закрыл вкладку, сообщение может часами висеть без ответа, и система никак об этом не просигнализирует сотруднику и руководителю.

Это же касается и выполнения задач, связанных с переносом записи пациента или подбором удобного времени приема. Сотрудникам не будут приходить уведомления с напоминанием о выполнении конкретной задачи в четкие сроки. Администратору необходимо самому регулярно заходить в раздел “Активные задачи, смотреть, какие задачи есть в системе, распределять приоритетность их выполнения и свою нагрузку. Это также будет приводить к невыполнению поставленных задач и нарушению установленных сроков.

Также, хотим сделать акцент, что логика отчетов в IDENT (модуль «История обращений») устроена так, что все звонки и сообщения от одного клиента склеиваются в одно обращение только в рамках одних календарных суток (с 00:00 до 23:59). Если пациент задает вопросы три дня подряд, в статистике клиники это отразится как три разных обращения. Это создает ложный «всплеск» обращений и рушит реальную конверсию. Кроме того, завершенные чаты уходят в архив: при новом сообщении на следующий день менеджеру придется открывать историю обращений, чтобы вспомнить контекст прошлого диалога.

Внутри Битрикс24 всё устроено иначе. Процесс продаж жестко регламентирован автоматизированной воронкой. На каждое входящее сообщение (даже если это десятое сообщение за неделю) система ставит задачу с четким дедлайном — например, ответить за 15 минут. Сотрудник получает push-уведомление и звуковое уведомление о новой задаче. Также можно настроить Битрикс24 таким образом, чтобы в случае невыполнения задачи ответственным администратором, на руководителя ставилась задача проверить работу сотрудника, а сделка автоматически переходила на другого специалиста.

Вся история переписки, независимо от того, сколько месяцев длится диалог, хранится в единой ленте внутри карточки сделки. Это позволяет кураторам и администраторам вести пациента бесшовно и видеть всю коммуникацию как на ладони.

2. Интеграция МИС IDENT с SMS-центром позволяет осуществлять рассылку сообщений по пациентам клиники в зависимости от статуса их приема: информация о записи на прием, напоминание о приеме, поздравление с днем рождения и тд. Текст сообщений будет шаблонизирован и его не нужно будет вручную вставлять в чаты с пациентами, но сотруднику каждый день будет необходимо фильтровать пациентов по определенным критериям (завтра запланирован прием, сегодня день рождения и тд.) и планировать по ним рассылки. Такие ручные действия увеличивают количество ошибок и снижают конверсию в доходимость на прием, так как ответственный специалист может просто напросто забыть сделать рассылку по какой-то из категорий.

В Битрикс24 позволяет полностью автоматизировать данный процесс и ликвидировать человеческий фактор с помощью настройки роботов и триггеров. На каждом этапе воронки продаж настраиваются роботы и триггеры, которые автоматически запускают цепочку необходимых действий по клиенту в зависимости от его этапа: отправка sms-сообщений, запуска бота, смена ответственного специалиста, постановки задачи на менеджера и тд. Таким образом, система забирает с сотрудников 90% рутины и снижает количество ошибок в работе, что положительно влияет на рост конверсий и продаж.

3. В МИС IDENT штатно реализована интеграция только с одним конструктором лендингов — Flexbe (а также с четырьмя медицинскими агрегаторами). Прямой интеграции с остальными популярными CMS и платформами (Tilda, WordPress, Марквиз и др.) нет. Переносить действующий сайт клиники на Flexbe нерационально из-за его весьма скудного функционала.

Как в таком случае клинике получать лиды с других сайтов в IDENT? Есть два пути, и оба несовершенны:

• Ручной перенос. Заявки с сайта просто падают на электронную почту клиники. Администраторы вынуждены выполнять дополнительную ручную работу и самостоятельно переносить данные в МИС. Из-за человеческого фактора и высокой загрузки на ресепшене велик риск, что письмо с заявкой будет банально забыто, потеряно или обработано слишком поздно.
• Дорогая кастомная разработка. Самописный или нестандартный сайт можно подключить к IDENT через индивидуальную разработку. Но за создание такой персональной связки и её постоянное техническое сопровождение клинике придется регулярно платить сторонним специалистам.

Битрикс24 позволяет автоматически собирать заявки со всех конструкторов сайтов и CMS. По каждой новой заявке с сайта автоматически ставится задача на сотрудника, а клиенту автоматически уходит приветственное сообщение с информацией о клинике. Таким образом, ни одно обращение не будет потеряно или забыто. Также прямо внутри Битрикс24 есть встроенный конструктор сайтов, на котором вы сможете выстроить всю работу.

4. В МИС IDENT есть возможность просмотра аналитики по источникам заявок, а также по эффективности работы администраторов и истории обращений. Однако качество этой аналитики сильно зависит от работы администраторов, подвержено человеческому фактору и может не отражать реальную картину работы клиники.

Битрикс24 позволяет получать отчеты по ходу ведения пациентов по воронке продаж со всеми конверсиями в автоматическом режиме. Руководство может отслеживать реальные показатели перехода клиентов с этапа на этап. Вся аналитика фиксируется и отображается в системе в виде наглядных графиков и диаграмм. Сотрудникам не нужно вручную закреплять за собой заявки и звонки, - система автоматически закрепляет за ответственными сотрудниками сделки и учитывает все эти данные при расчете аналитики. Это позволяет руководителю отдела видеть прозрачную аналитику по всему процессу ведения пациентов, анализировать на каких этапах воронки происходят спады конверсии, видеть спады конверсии по конкретным сотрудникам, анализировать причины этих спадов, оперативно возвращать конверсии к плановым показателям, а также видеть результаты в деньгах (сколько продаж было потеряно, а сколько продаж было совершено).

1. Если у вас в клинике выделен call-центр и отдел координаторов/координаторов.

• В медклиниках первичная обработка пациентов всё чаще переходит с администраторов на сотрудников call-центра. Зачастую это удаленные специалисты, которые занимаются обработкой входящих обращений и записью пациентов на прием. Администраторы же находятся в самой клинике и занимаются приемом пациентов, оформлением их медицинских карт и тд.

Функционал IDENT не позволяет полноценно оцифровать и выстроить бизнес-процесс по работе call-центра. Операторы работают с большим объемом обращений из разных источников: новые заявки, пропущенные звонки, переносы, отмены… Без прозрачной воронки продаж в виде канбан-доски с этапами переговорного процесса, а также автоматической постановкой задач на операторов call-центра, - корректно выстроить эту работу будет крайне сложно. Обращения будут теряться, забываться, вовремя не обрабатываться… Из-за некорректного заполнения полей и комментариев, - статика по эффективности работы будет также некорректной. И получается замкнутый круг, где не выстроен прозрачный бизнес-процесс, нет прозрачной аналитики, а значит и нет точек роста.

Для реализации задач call-центра нужна интеграция МИС IDENT с Битрикс24. Система позволяет оцифровать данный процесс и автоматизировать каждый его этап, чтобы сотрудникам было удобно вести запись пациентов. А руководитель, в свою очередь, видел реальную аналитику по работе данного отдела и мог на нее влиять.

2. Если вы продаете комплексные курсовые лечения и у вас длинный цикл сделки.

Как и описали в предыдущем пункте, функционал IDENT не позволяет выстроить автоматизированный бизнес-процесс для продажи лечения, а затем и его ведения. Хотя в IDENT появились базовые триггеры, - они ограничены простыми уведомлениями о записи. В МИС нет возможности построения уникальных воронок продаж и их автоматизации. А процесс продажи курсового лечения может занимать несколько месяцев, поэтому важно выстроить цепочку касаний для прогрева.

В Битрикс24 всё это можно реализовать с помощью настройки роботов и триггеров. Данные инструменты позволяют выстраивать сложные цепочки автоматизаций и прогрева пациентов, в зависимости от того, на каких этапах воронки они находятся.

Автоматизации в Битрикс24 дают возможность:

• автоматизировать отправку sms-сообщений, email-рассылок, сообщений в WhatsApp, Telegram, Вконтакте, MAX;
• настраивать чат-боты и цепочки рассылок с определенной периодичностью в соцсетях и мессенджерах (это могут быть цепочки возврата, прогрева, допродажи услуг пациентам);
• ставить на сотрудников автоматические задачи: позвонить клиенту, отправить счет и тд.

Без этой связки вы теряете работу с «отложенным спросом», что ведет к прямой потере прибыли на дорогих услугах.

3. Если у вас большое количество посадочных лендингов под узкие услуги клиники.

В МИС IDENT отсутствует возможность подключения сайтов и посадочных страниц (кроме Flexbe) для сбора заявок и отслеживания аналитики по ним. В свою очередь, маркетологи клиники зачастую создают отдельные лендинги для каждой услуги клиники как для более точечной и эффективной рекламы, а также для CEO-оптимизации страниц сайта.

В таком случае, клиника не сможет фиксировать заявки со всех посадочных страниц и отслеживать их эффективность без связки между IDENT и Битрикс24.

4. Если у вас большие рекламные бюджеты на контекстную и таргетированную рекламу.

Аналитика IDENT является «реактивной»: она отлично считает ROI и LTV по тем, кто уже пришел, но «не видит» пациентов, которые позвонили или написали, но так и не записались. Битрикс24 обеспечивает процессуальную аналитику, позволяя видеть микро-конверсии каждого этапа и находить «дыры» в скриптах. Также в Битрикс24 уже встроена система сквозной аналитик, что позволяет вывести маркетинг клиники на новый уровень: отслеживать эффективность каждого рекламного канала и каждой рекламной кампании в деньгах, и оптимизировать маркетинговую стратегию.

Сквозная аналитика сведет разрозненные показатели в единый отчет, который содержит:

• По каждому пациенту: записи, посещения, звонки, сообщения в мессенджерах и соцсетях и детализация оказанных услуг.
• По каждому каналу: переходы, кликабельность, стоимость клика, показатель отказов.
• По каждой услуге: выручку, прибыль, расходы, рентабельность, средний чек.

Отказ от CRM сделает ваш маркетинг частично «слепым», так как вы перестанете понимать причины отказов 40–60% потенциальных клиентов и продолжите тратить рекламный бюджет впустую.

Казалось, что логика связки Битрикс24 и IDENT проста, но на практике всё вышло сложнее. При использовании сразу двух систем в работе возникает проблема, - сотрудники вынуждены вести сразу две системы и вручную дублировать в них всю информацию. Это неудобно, времязатратно, начинаются жалобы со стороны сотрудников, в итоге стоматология рано или поздно отказывается от работы в Битрикс24.

Поэтому возникает потребность в синхронизации этих систем, так как без связки работать параллельно в двух системах неудобно. Идеальным вариантом связки могла быть взаимная передача и обмен данными между двумя системами: из Битрикс24 в IDENT и из IDENT в Битрикс24.

Но в связи с ограничениями в функционале МИС IDENT, реализовать полноценную синхронизацию для обмена всеми необходимыми данными между двумя системами было невозможно. Мы выделили две возможные для реализации синхронизации, но одна из них не оправдала себя.

1. Синхронизация с целью передачи данных из Битрикс24 в IDENT.

Например, пациент обращается в клинику по MAX/Telegram, в CRM системе автоматически фиксируется обращение, менеджер связывается с пациентом и проводит консультацию. На следующем этапе он должен записать его на прием и сделать это в IDENT. Если связки с Битрикс24 нет, то менеджер должен перейти в IDENT, вручную перенести в систему все данные пациента и записать его на прием. Такой формат работы неудобен и увеличивает рутинную деятельность сотрудников.

Синхронизация двух систем позволяет передавать необходимые данные о пациенте (номер телефона, ФИО пациента, ФИО врача, дата и время записи) из Битрикс24 в IDENT. Передаются эти данные в раздел CRM в подраздел "История обращений", где сотрудник может открыть диалоговое окно и подтвердить запись.

Работать в таком формате было возможно, но по-прежнему неудобно. Вести пациентов приходилось все равно в двух системах, плюс IDENT может принимать данные только в качестве новых заявок, поэтому для записи каждого пациента нужно было отдельно заходить в IDENT и в ручном режиме вбивать всю информацию. Сразу передавать данные в IDENT, чтобы создавать запись на прием на конкретную дату и время, - невозможно. При данном варианте интеграции все равно присутствовало промежуточное звено в виде заявки, которую было необходимо обрабатывать в IDENT.

2. Синхронизация данных в обратную сторону: из IDENT в Битрикс24.

Эта синхронизация подразумевает подключение напрямую к базе данных IDENT на сервере, на котором установлено программное обеспечение. Подключение происходит через пользователя, которого создают и от которого дают доступ представители IDENT. У данного пользователя предусмотрены права только на чтение, но с помощью него мы можем напрямую заходить в базу данных IDENT и брать из нее необходимые данные.

Таким образом, передача данных из IDENT в Битрикс24 позволяет администраторам вести коммуникацию на начальных этапах переговоров с клиентами в Битрикс24, а уже затем записывать их на прием в IDENT, где пациент продолжает автоматическое движение по этапам воронки. Также в рамках Битрикс24 ведется вся работа по продаже комплексного лечения и дальнейшего сопровождения пациентов в ходе этого лечения.

Из МИС IDENT в Битрикс24 автоматически поступают все необходимые данные для статистики, аналитики, настройки различных инструментов коммуникации и тд. Синхронизация данных происходит фактически в реальном времени с минимальными задержками в районе 1-5 минут.

Плюс в нашей связке предусмотрены дополнительные проверочные синхронизации для контроля корректности передачи всех необходимых данных из МИС IDENT в Битрикс24. Проверочные синхронизации были добавлены в связи с тем, что в БД IDENT данные могут быть обновлены "задним числом", то есть в базе данных появляется информация с задержкой. Например, запись на приём была создана сейчас, а в БД информация об этой записи может появиться через 15 минут/час/сутки. Поэтому помимо синхронизации в реальном времени, связка утром и вечером дополнительно проводит синхронизацию всех изменений за 24 часа. В случае если что-то не было передано в реальном времени, то дополнительная синхронизация поможет не допустить потерю данных. Также дополнительно происходит полная синхронизация данных за неделю.

В сценарии работы, который мы предлагаем, - сотрудники так же продолжают работать в привычной для них МИС IDENT, но заявки фиксируются и обрабатываются уже в Битрикс24. То есть администратор/координатор/специалист call-центра связывается с этими клиентами, квалифицирует их, а дату и время назначенного приема единожды вручную записывает в IDENT. Затем вся информация о записях автоматически переносится из IDENT в Битрикс24 и все дальнейшие статусы работы с пациентом отображаются уже в данной системе.

Синхронизация данных производится в реальном времени и состоит из последовательных циклов. Как только один цикл завершил свою работу, сразу начинается следующий.

Цикл (пакет данных) - это обособленное, повторяющееся действие по поиску и передачи данных из МИС IDENT в Битрикс24, которое выполняется каждые 5 минут.

Каждый цикл синхронизации состоит из четырех этапов:

1 ЭТАП: Синхронизация клиентской базы, то есть карточек Контактов в Битрикс24 и карт пациентов в МИС IDENT.

Синхронизация данных происходит по ключевому идентификатору - это “Порядковый номер пациента в IDENT” и по второстепенному идентификатору - это номер телефона.

При первом запуске связки производится полная синхронизация клиентской базы, а затем связка производит синхронизацию карт пациентов в МИС IDENT, в которых произошли изменения, с карточками Контактов в Битрикс24 в реальном времени (каждые 2-5 минут).

После первого запуска синхронизации, в случае возникновения дублей, мы рекомендуем самостоятельно в ручном режиме осуществить поиск дублирующих карточек Контакта и Сделок и затем объединяют или удаляют их.

При создании нового Контакта в Битрикс24 во время синхронизации ответственным сотрудником за данный контакт будет один конкретный пользователь Битрикс24, который был изначально согласован с Заказчиком. Далее в рамках Битрикс24 уже можно настроить другие алгоритмы распределения контактов между сотрудниками.

2 ЭТАП: Синхронизация приемов, то есть карточек Сделок в Битрикс24 и приемов в МИС IDENT.

Синхронизация данных происходит по трем идентификаторам: уникальному ключевому идентификатору - это ID Приёма, и второстепенным - это Порядковый номер пациента в IDENT и номер телефона. По ключевому идентификатору “ID Приёма” происходит поиск карточек Сделок в Битрикс24 на всех активных этапах во всех воронках. В случае если по ключевому идентификатору “ID Приёма” карточка Сделки не найдена, то по полю “Порядковый номер пациента в IDENT” происходит поиск Сделок, у которых поле “ID Приёма” пустое. В случае если и по полю “Порядковый номер пациента в IDENT” найти сделку не удалось, то алгоритм поиска выполняется повторно, а ключевым идентификатором поиска является “Номер телефона”. Таким образом, по данному алгоритму происходит трехступенчатый поиск карточек Сделок: по ID Приёма, Порядковому номеру пациента в IDENT и номеру телефона.

Идентификаторы “Порядковый номер пациента в IDENT” и “Номер телефона” проверяются среди карточек Контактов, закрепленных за карточками Сделка среди всех активных этапов во всех воронках.

ВАЖНО: Перед первым запуском синхронизации для предотвращения появления дублирующих сделок мы рекомендуем провести зачистку всех активных сделок в Битрикс24, перенести их на закрытые этапы или удалить из системы.

При создании новой Сделки в Битрикс24 во время синхронизации ответственным сотрудником за данную Сделку будет один конкретный пользователь Битрикс24, который был изначально согласован с Заказчиком. Далее в рамках Битрикс24 уже можно настроить другие алгоритмы распределения Сделок между сотрудниками.

Если пациент был записан на прием и у него есть представитель, то в его карточке Сделки кроме его контакта будет автоматически добавлен контакт представителя.

При синхронизации приемов связка может отдельно работать с двумя основными типами пациентов: «Первичный» и «Повторный».

Соответственно в Битрикс24 можно организовать два разных бизнес-процесса для работы с первичными и повторными пациентами, т.е. создать две разных воронки - ВОРОНКА “ПЕРВИЧНЫЙ ПРИЁМ” и ВОРОНКА “ПОВТОРНЫЙ ПРИЁМ”. И в каждой из них создать уникальные сценарии взаимодействия с пациентами.

Но также можно организовать работу с первичными и повторными пациентами в одной воронке, поэтому можете выбрать наиболее удобный для вас вариант: разделять или не разделять эти процессы. Возможность разделения бизнес-процесса на воронки первичного и повторного приема была реализована с целью предоставления клиникам прозрачной статистики и аналитики отдельно по первичным приемам и отдельно по повторным приемам. Большинство стоматологий вкладывает существенное количество средств в маркетинг и рекламу, поэтому им важно отслеживать эффективность этих вложений, и понимать, сколько пришло новых пациентов, сколько было повторных приемов, какие конверсии по этим двум бизнес-процессам, какая категория приносит больше продаж и тд.

Плюс ко всему, бизнес-процесс взаимодействия с первичными пациентами существенно отличается от бизнес-процесса работы с повторными клиентами. В рамках Битрикс24 по всем первичным пациентам можно сразу выстроить корректный бизнес-процесс по подключению к лечению координатора. На все записи первичных пациентов можно сразу добавить в Битрикс24 задачу, чтобы на первичном приеме присутствовал координатор (специалист, который согласовывает план лечения с клиентом и в дальнейшем сопровождает клиента в течение всего курса лечения). Для повторных клиентов такое присутствие координатора на приеме уже не требуется.

Если пациенту необходимо комплексное курсовое лечение, то сделка автоматически создается в воронке "ПРОДАЖА КОМПЛЕКСНОГО ЛЕЧЕНИЯ", где идет дальнейшая коммуникация с пациентом (дополнительные воронки не входят в связку между системами, и отдельно настраиваются в Битрикс24).

Синхронизация может самостоятельно распределять заявки по воронкам продаж. Когда в МИС IDENT сотрудник записывает пациента, у которого в МИС IDENT зафиксировано 0 завершенных приемов, то во время синхронизации этот пациент может автоматически попадать в воронку “Первичные приемы”. И даже в том случае, если карточка Сделка по ошибке окажется в воронке “Повторные приемы”, - связка сможет найти ее и перенести в воронку “Первичные приемы” на соответствующий этап. Пациенты, у которых приемов 1 и более, при синхронизации могут попадать в воронку “Повторные приемы”. Также если связка найдет сделку по этому клиенту в воронке “Первичные приемы”, то автоматически сможет перенести ее в нужную воронку. Опять же, всё зависит от той логики бизнес-процессов, которую вы выбрали при настройке связки.

Поиск Сделок при синхронизации осуществляется на всех этапах во всех воронках, затем связка определяет, к какой воронке относится Сделка, и уже переносит ее в нужную воронку на нужный этап. Это существенно упрощает работу сотрудников в CRM системе, так как им не нужно самим определять и вручную переносить Сделку в нужную воронку.

ВАЖНО! На успешных и не успешных этапах (например: “Успешно завершена” и “Не реализована”) поиск Сделок не осуществляется. Поиск Сделок возможен только на активных этапах в воронках продаж.

Синхронизация данных в воронках продаж происходит по нескольким алгоритмам, которые мы отдельно оцифровали и описали. Каждый алгоритм соответствует определенному этапу воронки продаж в Битрикс24, то есть сделка обновляется и переходит на соответствующий этап, меняя свой статус.

На примере стандартного бизнес-процесса первичного приема в клинике, - рассмотрим подробнее цели и задачи сотрудников на каждом этапе воронки продаж в Битрикс24.

1 ЭТАП "Новый лид" - администратор/координатор/специалист call-центра берет заявку в работу, проверяет контактные данные, проверяет заявку на дубль и берёт эту заявку в работу (переводит сделку на следующий этап воронки).

2 ЭТАП "Взяли в работу" - сотрудник связывается с пациентом, выясняет потребности и записывает на прием в МИС IDENT. А далее данные из IDENT автоматически попадают в CRM систему, и сделка сама переходит на этап "Записан на прием".

3 ЭТАП "Записан на прием" - сотрудник связывается с клиентом, напоминает о приеме и подтверждает запись. Если клиент не пришел на прием, то сотрудник ещё раз связывается с ним, выявляет возражения, отрабатывает их и записывает пациента на новую дату и время в IDENT. При этом старая запись в IDENT закрывается. Во время синхронизации старая сделка в Битрикс24 закрывается как нереализованная, а новая запись автоматически создается на этапе "Записан на прием".

Если пациент посетил стоматологию, то благодаря нашей связке происходит синхронизация данных между двумя системами, и сделка в автоматическом режиме переходит на этап "Посетил" в Битрикс24.

4 ЭТАП "Посетил" - сотрудник связывается с клиентом, узнает NPS после приема и предлагает дополнительные услуги клиники, а также заполняет дополнительные поля в карточке Сделки для автоматизации процесса продаж и сбора необходимых анаоитических данных. Затем сделка закрывается и переходит на этап "Успешно реализована".

3 ЭТАП: Синхронизация задач на профосмотры

При синхронизации задач на профосмотры связка работает с одной воронкой - “ПРОФОСМОТР”. В данной воронке ведутся сделки, у которых есть задача на профосмотр в МИС IDENT.

Зачастую специалисты call-центра бОльшую часть работы ведут и проводят в Битрикс24, то есть их основной инструмент работы - это именно CRM система, где они занимаются обработкой всех поступивших заявок, консультированием пациентов, прозвоном с целью напоминания и подтверждения приема и тд. В МИС IDENT специалисты call-центра заходят лишь с целью записи пациента на прием. Поэтому для того, чтобы они могли, не заходя в МИС IDENT, продолжать работать в CRM системе по всем задачам, связанными с Профосмотрами, - был реализован функционал передачи задач на Профосмотры из МИС IDENT в Битрикс24.

Когда в МИС IDENT врач/администратор/куратор создает задачу с типом “Профосмотр”, то автоматически в Битрикс24 в воронке “Профосмотры” создается карточка Сделка и в ней также автоматически создается задача с типом “Профосмотр” с дедлайном, указанным в МИС IDENT. В тело задачи подгружается комментарий, который был оставлен в задаче в МИС IDENT. То есть связка позволяет полностью перенести задачи из МИС IDENT в Битрикс24. Это очень упрощает работу сотрудников, так как им не нужно вручную сопоставлять задачи из МИС IDENT со Сделками в Битрикс24.

4 ЭТАП: Синхронизация обращений

Во время синхронизации связка фиксирует “несостоявшиеся записи”. Если пациент хотел записаться, но по какой-то причине этого не сделал, - в Битрикс24 автоматически создастся сделка. Вы сможете “дожать” тех, кто сомневался, и вернуть их в клинику.

Во время синхронизации связка производит поиск Обращений в МИС IDENT, где пациент либо хотел записаться, но не оставил свои данные, либо если пациент не имеет будущих записей на прием. Далее связка определяет статус Пациента: первичный или повторный, и затем поиск по ID Обращения и номеру телефона, - осуществляет поиск карточки Сделки. Поиск осуществляется только на активных этапах воронок.

• Связка может создавать сделку или в воронке первичного или повторного приема, если вы используете формат двух воронок. Так, если сделка не была найдена, то связка сможет автоматически создать новую сделку в воронке первичных приемов на этапе, соответствующем статусу «Взяли в работу». Если сделка была найдена на первичных этапах воронки (например, на этапах со статусом «Новое обращение» или «Взяли в работу»), то связка может ее перенести (или оставить) на этапе со статусом «Взяли в работу» в воронке повторных приемов.
• Такую логику можно реализовать и в рамках настройки одной воронки: без деления на первичные и повторные приемы.

Таким образом, связка между МИС IDENT и Битрикс24 позволяет решить ряд задач клиники:

1. Связка позволяет убрать рутинную работу, связанную с параллельным ведением сразу двух систем сотрудниками.
Администраторам/координаторам/специалистам call-центра не придется дублировать одну и ту же информацию сразу в две системы. Связка практически в режиме реального времени (минимальные задержки в районе 1-5 минут) позволяет передавать данные о пациентах и статусах приема из IDENT в Битрикс24.

Сотрудники ведут коммуникацию с клиентами в рамках Битрикс24 на начальных этапах воронки продаж, затем записывают пациента на прием в IDENT, и пациент продолжает автоматическое движение по этапам воронки, благодаря связке МИС IDENT и Битрикс24, без участия сотрудника. Так вся информация о пациенте, приемах, представителях, бюджете и другие данные полностью синхронизированы между двумя системами. Дополнительно происходит синхронизация статусов приема из IDENT в Битрикс24: “Записан на прием”, “Посетил”, “Отменил”, “Перенесен”. Таким образом, рутинная работа сводится к нулю, при этом руководство клиники получает максимум выгод от ведения двух систем.

2. В Битрикс24 сотрудники смогут видеть всю историю по пациенту.
В случае повторных обращений в клинику через сайт, телефонию, соцсети или мессенджеры, - у сотрудника перед глазами сразу будет вся предыдущая история коммуникации с пациентом, все его приемы, оказанные услуги, врачи и финансы. То есть карточка Сделки в Битрикс24 будет обогащена данными из МИС IDENT. Таким образом, специалист сразу будет общаться с пациентом на одном языке, опираясь на его предыдущий опыт посещения клиники и оказанные услуги.

3. Возможность настройки глубокой сквозной аналитики благодаря Битрикс24.
Связка позволяет передавать из МИС IDENT в Битрикс24 всю финансовую информацию о деятельности клиники. Во время синхронизации передаются такие поля как “Аванс/долг”, “Бюджет”, “Скидка”, “Фактически полученная сумма ДС”, “Сумма оказанных услуг”, благодаря чему маркетолог имеет точные показатели по финансам и может отслеживать эффективность каждого маркетингового канала и рекламной кампании.

4. Мульти-инстанс или возможность одновременного подключения нескольких баз данных IDENT в один аккаунт Битрикс24.
С помощью данной функции руководитель сможет вести работу сразу со всей клиентской базой, делать рассылки и прогрев пациентов из всех филиалов, а также настроить полноценную BI-аналитику на основе этих данных, отслеживать корреляции и закономерности для принятия эффективных управленческих решений.

5. Возможность комплексно автоматизировать все направления работы клиники для непрерывного роста и масштабирования стоматологии.
IDENT усиливает производственные процессы, а Битрикс24 - выводит на новый уровень бизнес-процессы ведения продаж и маркетинга. В симбиозе эти две системы дают необходимый результат.